Gli archivi degli Enti Pubblici e Privati sono ancora costituiti per la maggior parte da documenti cartacei spesso «originali unici».
Attuare una conservazione sostitutiva della documentazione pregressa porterebbe a notevoli vantaggi in termini di riduzione dei costi diretti e indiretti soprattutto per i documenti per cui è prevista una conservazione di lungo periodo o illimitata (cartelle cliniche).
⸺Caso di Specie "Cartelle Cliniche"
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8,5 milioni di Cartelle Cliniche Cartacee appartenenti a 10 Strutture di ricovero Campione (Nord, Centro, Sud) pari a circa 85 KM lineari
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1.384 Strutture di ricovero pubbliche e private in Italia
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1,18 Miliardi circa di cartelle cliniche cartacee corrispondenti a circa 11.800 Km lineari
⸺ Caso di Specie "Cartelle Cliniche":
Costi per la conservazione e risparmio ottenibile (costi diretti)
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Costo annuo Conservazione per cc cartacea: 0,2188 €
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Costo annuo Conservazione per cc cdigitale: 0,0080 €
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Risparmio annuo ottenibile per cc: 0,2107 €
Risparmio annuo stimabile: 248,6 M€
Per la conservazione sostitutiva dei documenti originali unici si pone la problematica di attestazione di conformità della copia digitale all’originale cartaceo da parte di un Pubblico Ufficiale.
Per digitalizzazioni massive la modalità di attestazione che prevede il raffronto puntuale del documento digitale con quello analogico non è attuabile in quanto porterebbe a tempi e costi proibitivi.
La recente modifica all’art. 22 del Codice Dell’Amministrazione Digitale contenuta nel Decreto Legislativo del 13 Dicembre del 2017 n. 217 ha aperto la strada alla conservazione sostitutiva massiva dei documenti analogici «originali unici».